Opplysninger om elevene

Østfold fylkeskommune registrerer og benytter nødvendig informasjon om elever for å tilrettelegge for administrasjon, rapportering og dokumentasjon av læringsløpet. Som en del av den prosessen, vil data overføres til flere system for å følge opplæringen. Når eleven begynner på skolen vil det også bli tatt bilde av vedkommende. Bildet og andre nødvendige skolerelaterte personopplysninger vil bli benyttet for å lage skolekort for elever, samt til skolens IKT-løsninger.

Opplysninger om ansatte

Østfold fylkeskommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere tilsettingsforhold, lønn, organisatorisk tilhørighet og rolle. Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. 

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.

Opplysninger om pasienter

Østfold fylkeskommune registrerer og benytter nødvendig informasjon om pasienter for å tilrettelegge for god og forsvarlig pasientbehandling, og for å drive administrasjon, rapportering og dokumentasjon av behandlingen.

Opplysninger om elever

Informasjon som behandles er navn, adresse, telefonnummer, foresatte, klasselister, testresultater, karakterer, fravær og anmerkninger, samt annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Når eleven begynner på skolen vil det også bli tatt bilde av vedkommende.

Opplysninger om ansatte

Informasjon som behandles er navn, stilling, tilsettingsforhold, ferie, permisjoner, sykedager, lønns- og kontoopplysninger, rolle og arbeidsområde. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger, og er tilgjengelige på fylkeskommunens nettsider.

Opplysninger om pasienter

Informasjon som behandles er navn, adresse, telefonnummer, medisinsk informasjon, informasjon om tidligere behandlinger, røntgen-bilder samt annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av god og forsvarlig tannbehandling.

Logger

I henhold til personopplysningslovens artikkel 32, registreres alle tilkoblinger til fylkeskommunens nettverk. Videre registreres all datatrafikk fra alle enheter/virksomheter i en egen logg. Denne informasjonen er kun tilgjengelig for sentrale administratorer av nettverket, og benyttes utover administrasjon og sikkerhetsoppfølging til anonym statistikk over bruk av nettverket.

I henhold til personopplysningslovens artikkel 32, har alle fagsystemer alminnelige sikkerhetslogger aktivert. Dette inkluderer også transaksjonslogger, der dette er aktuelt. Logger benyttes for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger. Logger kan utleveres til politiet i etterforskingsøyemed.

Østfold fylkeskommune registrerer og benytter nødvendig informasjon om de registrerte i henhold til personopplysningslovens artikkel 6c), d) og e). 

Vi behandler opplysningene som den registrerte oppgir ved søknad om skoleplass og søknad på stillinger ved Østfold fylkeskommune. Vi kontrollerer opplysninger mot folkeregister, og henter skatteopplysninger fra skatteetaten. 

Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk.

I løpet av skoletiden og etter avsluttet videregående opplæring, overføres informasjon om elever til en rekke registre. Eksempler er PAS/PAG (gjennomføring av eksamen), Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Personopplysninger som ikke skal beholdes etter arkivloven, slettes ca 3 måneder etter at elev har avsluttet opplæringen eller ansatt har sluttet.

Dokumenter og annet som lagres på private områder av fylkeskommunens lagringsområder eller på lagringsområder fylkeskommunen leier, slettes tilsvarende ca 3 måneder etter at elev har avsluttet opplæring eller ansatt har sluttet. Ved dødsfall gjelder de samme rutinene.

Alle nettverkslogger slettes regelmessig etter 30 dager.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens artikkel 15. Østfold fylkeskommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av fylkeskommunens systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger fylkeskommunen ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager

Rutine for behandling av innsyn i egne opplysninger

Alle kan be om innsyn i egne personopplysninger enten skriftlig eller muntlig. Ta kontakt med saksbehandleren du har fått oppgitt, eller til Østfold fylkeskommunes sentralbord. Ved muntlig forespørsel sjekker saksbehandler umiddelbart om personen er registrert i våre systemer. Ved behov kan saksbehandler be om skriftlig bekreftelse på forespørsel om innsyn.

Sjekke forespørsel
Saksbehandler sjekker om personen er registrert i våre systemer, om personen har krav på innsyn samt hvilke opplysninger behandlingsansvarlig har anledning til å gi innsyn i.

Tilbakemelding

1. Dersom personen ikke er registrert eller har krav på innsyn skal behandlingsansvarlig gi svar så snart som mulig.
2. Dersom personen er registrert, og har krav på innsyn i alle eller deler av personopplysningene, skal behandlingsansvarlig ta ut kopier og utskrifter fra aktuelle systemer, samle og utarbeide informasjonen. Informasjonen skal oversendes så snart som mulig, på sikker måte, eventuelt ved personlig oppmøte mot framvisning av legitimasjon. 

Behandlinger av personopplysninger blir gjort med automatiske avgjørelser i forbindelse med behandling av søknad om skoleskyss der eleven har lang skolevei. Data fra Statens kartverk, elevens hjemmeadresse og skoletilhørighet danner grunnlaget for automatiske avgjørelser om rett til skoleskyss.

Alle som mener at behandlingen av deres personopplysninger er i strid med personopplysningsloven har rett til å klage til Datatilsynet, slik det står i personopplysningslovens artikkel 77. 

Brukes av publiseringsverktøye (CMS) for å forbedre din nettopplevelse ved å huske dine handlinger og valg på sidene. Ingen personlig eller identifiserende informasjon blir lagret.

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. ("Google"). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik cookie ved bruk av det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Google bruker denne informasjonen for å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteter på nettstedet for eieren av nettstedet, samt for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettstedet og bruk av Internett.

Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google. Google vil ikke koble din IP-adresse med annen informasjon Google har.

Vi bruker Google Analytics for å analysere bruken av våre nettsider. Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

Facebook Connect integerer siden mot Facebook.

Dette er spørringer som er laget av en bruker til en ekstern tjenesteleverandør. Til tross for at disse spørringene ikke setter noen cookies, kan de fortsatt overføre informasjon til tredjepart. Google Analytics, Facebook, LeseWeb arbeider gjennom tredjeparts-spørringer.

Dersom du ikke vil akseptere bruk av informasjonskapsler, kan du gå inn og avvise disse ved å endre innstillingene i nettleseren din.